自社の部署における営業資産の整理

  • 28 February 2014
  • WEB情報屋

会社が大きくなればなるほど、部署というものが多くなって、支店なども増えていくのが普通です。そこで、会社の内部ごとに競争を行わせてインセンティブに反映させたりしていく訳なんですけど、部署ごとに競争させていると、部署の内部で作成された情報が共有されないという事が発生しています。そのひとつで良く見られるのがエクセルによる業務の効率化です。

トヨタなどで業務の効率化を提案すれば、それは個人の成績として評価される仕組みが整っていたりするのですが、日本の多くの会社でチーム全体の業務の効率化は何も評価されるものではありません。「そんな事より、自分の営業成績をあげろ」などという意味不明な事を言われる会社すらあります。こういった事が発生するのは、課長職・部長職についている管理者事態が業務の効率化について無知で、パソコンを使っての効率化というものを知らないから起こってしまいます。

多くの部署で使われるエクセル

マイクロソフト社が開発しているオフィスのエクセルは、どんな会社においても様々な用途に使われていて、「パソコンで業務を効率化する」と言えばエクセルを指す人もいます。多くの会社では、部署の中に1人ぐらいはエクセルを上手に使いこなす人がいまして、その人が作成したエクセルの表などを部署全体で共有するというのが良くある話です。

問題はここからなのですが、そういったエクセルを上手に使いこなす人は、日本の会社で給与面で優遇される事はありません。また、エクセルが部署全体で共有されたとしても、隣の部署は全くそのエクセル表の存在すら知らないという事も良くあります。1つの効率をあげるツールが出来上がったとしても、部署ごとで共有されずに部分的な部署でしか使われていないという問題です。

自己の保有する情報資産

エクセルに入力されたデーターというのは、一種の情報資産であって、活用の仕方によって業務の多くが効率化できます。例えば、顧客からの見積書を出す時には、過去に似たような見積書があれば、書き換えるだけで提出できるかもしれません。そうすると、最初から作っていたら3時間かかる作業が1時間でできるかもしれず、業務の大幅な効率化が実現できます。

基本的には、業務の効率化というものは、パソコンが得意とする分野(コピーとペースト)を行う事です。パソコンが特意とするのは、あらかじめ準備された「素材」をコピーしたり加工したりする事で、ゼロから作る事ではないです。業務の効率化は、ゼロから作る作業を停止して、同じ作業と感じる部分があったら、全てを共通の作業で凄いスピードでこなすことです。日本では、こういった資産を部署ごとに保有するという特徴があり、海外の個人プレーで個人ごとに作ったエクセルシートや情報などをずっと秘密にしていくよりはオープンだと感じます。

こういった事から考えて、日本の会社で働く個人であっても、コンピューターなどを使って業務を効率化する方法を徹底的に考え込んで、時間を出来る限り空けるということが大切になりそうです。そして、空いた時間で何かをするという形をとっていくのが今後を生き残っていくキーポイントになっていくという事でしょう。例えば、業務の効率化で空いた時間で勉強するのも良いですし、より多くの業務をこなすのでも良いわけです。

余った時間で技術開発とデザイン

結局のところは、多くの作業を誰でもできる作業に落とし込んでいって、今まで正社員がやってきた作業を大学生やアルバイトに任せていく作業を行えば、作業効率というものが飛躍的にアップしていく事ができます。その分だけ正社員が余るようになってくるので、会社の技術開発とデザイン分野に仕向けていくという方向になっていきます。誰でも出来る作業という部分は、安く外注するのもありでしょう。

ファストファッションなどが一般化したのは、こうした誰でもできる工場の部分を別の会社に委託して、自社で技術開発とデザインを中心に流行を追いかけているからだと考えられます。ファストファッションは、技術開発とデザイン、工場を凄まじいスピードで結ぶ事によって、デザインから完成まで2週間という短時間で洋服を作っています。今後は、もっと時間が短縮されて、数日で作られるだろうと言われています。

しまむらパートおばちゃんの改善

しまむらでは、パートのおばちゃんなどから毎年5万件もの改善計画が出されているそうで、そうしたアイディアを積極的にマニュアル化して、店舗経営に活かしているとされています。しまむらでは、こうしたパートおばちゃんを安く使える技術を編み出して、そのお金で世界に流行の最先端を取り入れるように社員をガンガン派遣するのにお金を使っています。その結果として、しまむらの安さで最新のファッションが並んでいるのです。

企業の中核となる頭脳の部分は、技術開発とデザインにあって、それ以外の利益率が低そうな部分をマニュアル化して全てパートやアルバイトに任せていくというのが時代の流れになってきています。

営業資産の整理と管理

会社の各部署では、業務の効率化の為に「営業資産の整理と管理」を徹底していく必要があります。多くの日本企業では、10年、20年前のやり方と同じようなやり方で、かなり非効率な営業資産の管理を行っています。部署全体でデーターを共有するシステム・仕組みを「自分の部署の資産」と考えて、その資産をどのように向上させていくかを真剣に議論する時期が来ていると感じます。

個人であったとしても、自分がどのような資産を持っているかというものを把握している事は多くありません。例えば、自分が好きな映画があったとして、それをリスト化している人は多くありません。自分の好きな映画をリスト化しておく事は、一種の資産管理と言えるでしょう。

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