商談の為に準備をする事の重要性

  • 27 March 2015
  • WEB情報屋

ビジネスをしていると、誰しもが「商談」というものを経験します。それは、企業の担当者に会う場合もあれば、顧客に会う場合もあるでしょう。私も今までの仕事を考えると、実に様々な商談を行ってきましたが、今でも「慣れた」と思った事がなくて、毎回少なからず緊張感を持ってしまいます。プライベートとビジネスは完全に区別されるべきで、考え方も全く別の次元で考えないといけないと思っています。

特に顧客が一般客ではなくて企業であった場合には、どこから悪い噂が広まるか分からないので注意が必要です。特に同じ業界における悪評と言うのは、後からビジネスの不利になる可能性が十分にあると考えるべきでしょう。人がどうあれ、自分がビジネスマンとして最低限のビジネスのマナーぐらいは心得ておきたいものです。

失礼にならない格好で挑む事

商談で重要になるのは、相手に対する最低限のマナーだけは守っておきたいということです。その最も重要なのが服装かと思います。今まであった商談の中で、オフィスに訪問した時に、ジャージみたいな、超ラフな格好で現れたてきた担当者がいてびっくりした事があります。そのラフな格好に気を取られてしまって、その人が話す内容なんてどうでも良くて、「こんな企業ともう付き合いたくない」となった。もちろん、誰か紹介するなんていうことも絶対にありません。なるべくご縁を持ちたくないと思ってしまうのは仕方のない事でしょう。最近の傾向として、ラフな格好は悪い事ではないのですが、「ラフすぎる格好」というのは、商談相手に良い印象を与えない可能性があります。

あなたがキャラクターが確立された偉い社長でもない限りは、ラフすぎる格好をやめといた方が無難です。

スタジオジブリの鈴木敏夫プロデューサーは、いつも作務衣と下駄(げた)姿で、誰に会う商談の時もその姿は変わらないといいます。アカデミー賞授賞式ですら、作務衣と下駄(げた)を新調して挑んだというところも驚きです。フェイスブックのCEOであるマーク・ザッカーバーグ氏のトレードマークと言えばラフな服装ですが、それでもオバマ大統領、日本の総理大臣、韓国の大統領などに会うときにはさすがにスーツ姿になります。サムスン電子本社の訪問時には、真新しいパーカーにジーンズでした。このマーク・ザッカーバーグ氏の夫人がプリシラ・チャンという中国系の方で決して美人とは言えない人ですが、雰囲気としてザッカーバーグ氏と似たような感じでラフな感じが好感を持たせてくれます。

以前に自動車販売店に自動車の見学に行った時に、担当してくれた販売員の方がスーツの上に作業するジャンパー姿で応対してくれました。これは、普通の商談としては「良くない格好」なのですが、自動車販売員という仕事を考えた場合には、外での自動車に触れる作業も多少なりともあるでしょうし、スーツが汚れるのでジャンパーを着ていると理解できるので悪く思いません。しかも、新しいジャンパーであれば、むしろ好印象にすらなるでしょう。

相手に与えられるものを準備する

余分な資料まで作成しておいて、「相手に見せるもの」を十分に準備しておくという事は、何よりも大切な事だと思います。ビジネスというものは、ギブ&テイクの要素が非常に強いので、相手から何かを受け取ろうと思って商談に挑む際には、必ず自分の方でも準備を怠らないようにしておくのが良いでしょう。何らかの資料・用紙などをプリントアウトしてビジネスに挑みます。この為にプリンターは、素早く印刷できるレーザープリンターを自宅に1台用意しておいて、用紙、予備のカートリッジの準備はどんなビジネスマンにとっても必修と言えるでしょう。

事前の準備を怠ると、その場で「後で準備しておきます」などと言うことになりますが、スピード命のビジネスをしている人にとっては、「後で何とか」という所が命取りになりかねません。厳しい人になると、「この人は準備できない人だから、後ではないな」という事になるでしょう。ビジネスパートナー・顧客から言われることを予想して、それに対処できるようにきっちり準備しておくのが「常識」というようなものです。それには、日頃からの金銭的、時間的余裕が必要になるでしょう。

前の日に全ての準備を終えておく

突然のアポイントでも無い限りは、全ての準備を前の日に整えておく必要があります。私が今まで会ってきたビジネスで「優秀な人物」というのは、日程の調整といものが非常に上手で、前の日、そして朝に日程を確認して、それに沿った行動を行います。前の日に次の日に必要な資料であったり、着ていく服装、持って行く持ち物などについてしっかりと確認しておくのが良いでしょう。そして、朝にそれを揃えておけば準備が万全になります。

サラリーマンであれば、毎回、同じような資料、服装、持ち物になりがちなので、身に付けていくものが適切であるか、新品であるかなどを常にチェックして気をつけた方が良い場合もあるでしょう。名刺ケースが汚れていたり、ハンカチが汚れていたりすると、マイナスの印象を与えかねない事になってしまいます。

メモを準備すること

商談の場では、どのような場合であっても、必ずメモ帳を準備しておく方が良いでしょう。商談の時に手元に用意するのは、小さめのメモ帳、手帳、そして名刺ケースの3点セットです。それに黒のペン、赤のペンを準備しておいて、メモを取りながら話を聞きます。最重要な点に関しては、赤でマークするぐらいの事をしても良いかもしれません。

メモを後で見て、その商談がどのようなものであったかというのを後から反省する時にも役立ちます。人の記憶などといものは非常に曖昧なものなので、記憶に頼らずになんでもメモをしておく事は非常に重要になると感じます。メモをして、そこから後日の段取りを膨らませる事も可能になります。

商談の反省を行う事

自分に対する深い反省点を整理して、相手に対する評価も同時に行うべきでしょう。人に会うという事は、貴重な時間とお金を使っているという事であり、必ずその日の商談については、感想などを簡単にメモしておいた方が良いでしょう。相手から自分が判断されるだけではなくて、自分が相手を判断して、「この人と付き合いを持つべきかどうか」というのをシビアに判断しなくてはいけません。

基本的には、相手の態度、対応、やる気、そして能力などを総合的に判断して、ビジネスに出来るかどうかを判断します。最初の話し合いの段階で駄目そうな場合は、半分以上がやっぱり駄目だったということが多いので、紹介者がいるとかでも中医切りは、その段階でビジネスにしない方が良い場合も多いです。こちらからの手切りを早くする事で、無駄な損失を抑えることができます。

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